上海科学技术职业学院会计档案管理办法

发布者:张 微发布时间:2009-09-15浏览次数:14

 第一条 为加强会计档案的科学管理,维护学院会计档案信息资源的完整性与安全性,为学院实施各项工作决策服务,根据“会计法”和“档案法”规定精神,结合本院实际,特制定本办法。

  第二条 会计档案的组成

  会计档案是记录和反映学院经济业务的重要史料和证据,由会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料组成,具体内容包括:

    1. 会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其它会计凭证。

    2. 会计账簿类:总账、明细账、日记账、辅助账簿、其它会计账簿。

    3. 财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其它财务报告。

    4. 其它类:银行存款余额调节表,银行对账单,会计档案移交清册,会计档案保管请册,会计档案销毁清册及其它应当保存的会计核算专业资料。

  第三条 会计档案保管期限

  会计档案保管期限分为永久、定期两类。具体保管期限如下:

    1.会计凭证:保管期限15年。

    2.会计账簿类:现金账、银行存款账保管期限25年,其它账簿保管期限15年。

    3.财务报告类:月季度报表保管期限5年,财务决算永久保存。

    4.其它类:会计移交清册保管期限15年,会计档案保管请册、会计档案销毁清册永久保存,银行对账单保管期限3年。

  第四条 会计档案的立卷建档

  会计档案应有专人保管,年度终结应按会计档案的类别将其分别装订成册后立卷建档,并编制会计档案保管清册。立卷内容包括:档案名称、卷号、时间、保管年限、会计凭证及装订成册后的起止凭证号码等。

  第五条 会计档案的管理与查询

    1. 会计档案的管理

    (1) 会计档案装订、立卷后应按会计档案保管期限永久、长期、短期的先后顺序排列上架,使其分类清楚,便于查找。

    (2) 会计档案须严格执行安全和保密制度,不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密,如发生问题及时报告并采取补救措施。

    (3) 库房内应保持整洁,禁止吸烟。库房须定期通风,定期更换防虫、防潮、防鼠药品。

    (4) 建立会计档案材料登记和统计制定,做到家底清楚。积极开发与利用会计档案信息资源,为学院决策服务。

    2. 会计档案的查询规定

    (1) 校内各单位及部门需用会计档案,须经财务处负责人同意后办理登记查询手续。

    (2) 外单位查阅本院会计档案,须持单位正式介绍信并申明用途和查询范围,经主管财务院长审核签批后方可提供查询服务。

    (3) 会计档案不得借出。如有特殊需要用于司法取证者,经经主管财务院长批准后,方可提供查询或复制,并办理相关登记手续。查询或复制时,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

  第六条 会计档案的鉴定与销毁

    1. 会计档案保管期满后,由财务处和学校档案室共同鉴定。符合会计档案管理规定并保管期限已满的,由财务处提出销毁意见,报院领导批准后实施销毁。

    2. 实施销毁时,须事先编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

    3. 销毁时由财务处到有关部门办理申请销毁档案手续,由学院档案室和财务处共同派员送到指定地点监销。

  第七条 管理期限已满但未结清债权债务的原始凭证和涉及其它未了事项的原始凭证不得销毁,应将其单独抽出立卷,保管到未了事项完结为止。

  第八条 会计核算实现电算化后,会计账簿、会计报表等仍应保存打印出的纸质会计档案。

  第九条 本办法自公布之日起施行。

  

                                                                                                     20031